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会计电算化对会计实践的影响、问题及对策

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发表于 2011-9-27 12:36:59 | 显示全部楼层 |阅读模式
谋学网
会计电算化对会计实践的影响、问及对策

经过20多年的发展,我国的会计电算化已跨入有组织、有计划的推广普及发展阶段。会计电算化具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点。会计电算化改变了会计数据处理方式和账务处理方式及内部控制制度,注重会计信息分析,也对会计人员提出了更高的要求。
一、会计电算化对会计实践的影响
(一)改变了会计数据的处理方法
在手工条件下,会计核算工作要由不同会计岗位的人员共同完成。实现会计电算化后,只要输入会计凭证,设置好系统参数,会计电算化系统就可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作,而且对于大量重复出现的业务,系统可以自动生成机制凭证。对于编制会计报表、成本计算等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作,会计电算化可以按照一定的程序,根据设置好的公式及时提取数据,随时输出报表,复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速,而且大大提高了会计资料的准确性。手工会计在进行会计数据处理时,根据会计业务的繁简和管理上的需要,选用其中一种,规定凭证、账簿、报表之间的关系,以及怎样来进行记账,但无论采取何种方式,都避免不了重复转抄的根本弱点,伴随而来的是会计人员和处理环节增多,出现错误和舞弊在所难免。在电算化会计账务处理中,整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节,其控制的重点是在输入这个环节,从输入会计凭证到输出会计账表,一气呵成,一切中间过程都在机内操作,是肉眼看不见的,而需要的任何中间资料,都可以通过查询得到满足,因此,在电算化会计中有数据处理业务一体化的倾
(二)改变了财会人员的知识结构
手工会计业务流程是以“填制凭证——登记账簿——编制报表”为顺序、以纸介质为信息载体、以定期披露会计信息为特点的单向信息系统。对会计人员的素质的要求主要是基础的会计知识和简单的算术知识。实行会计电算化后,要求会计人员既要掌握会计专业知识,又要重视信息技术和管理知识的学习,要有分析信息和利用信息的能力。因此,会计电算化将促进会计人员的知识结构向专业化综合性的方向发展,从而提高会计人员的素质。
(三)改变了会计数据的000方法
在手工会计下,为了保证账证、账账、账实相符,在结账前往往需进行一系列对账工作。电算化会计信息处理则不会出现账证、账账不符情况。对于经过审核、记账、甚至结账后发现的错误记录,还可以利用电算化系统提供的取消审核、反过账、反结账等功能进行修正,这在手工条件下是不可想象的。手工会计中账簿记录的错误要用划线更正法或红字冲销法更正。电算化会计中,输入数据要经过逻辑性校验(例如,会计科目逻辑校验、借贷金额平衡校验),因此不需要用划线更正法来更改账簿记录,如果账簿记录有问题,那么一定是合法性问题,往往采用输入“更正凭证”,加以更改,类似于红字冲销法,以便留下改动痕迹。
(四)更加重视会计信息分析
在各种信息高速发展时代,会计信息对社会经济发展和企业经济效益提高起着越来越重要的作用。现代信息技术和会计电算化能将企业经济活动的细枝末节精确地记录、保存和传播,会计信息的分类、提炼、再加工将成为极其重要的工作,因为人们需要的不是不分轻重缓急不断涌现的信息垃圾,而是系统化、条理化、有针对性的信息精品,只有经过加工整理、分析的会计信息才能满足这种需要。会计电算化使得这种需要成为可能。
总之,会计电算化的普及应用,对会计和会计工作的影响是多方面的,也是十分深刻的,这种影响必将推动会计理论和会计实践的进一步发展。会计电算化终于走上了快车道,近年来在该领域里呈现了许多可喜的现象,促进着会计电算化事业向深度和广度发展。当然,在这个发展过程中也会出现一些问题。我们应该正视这些问题,并加以妥善解决,这样才会使我国会计电算化的进程进一步发展。
二、目前会计电算化实施中存在的问题
(一)企业对会计电算化重视程度不够
国内用户忽视软件价值和“重硬轻软”的现象仍比较普遍。根据笔者调查:目前我国企业只有10%左右实施了ERP企业资源计划和CRM客户关系管理方案,进入了信息化建设的高级阶段。财务软件在应用软件中所占份额不到1/10。我国在硬件和网络上的投资与在软件和咨询服务上的投资比例为6:4,而发达国家一般为3:7。由此可见,我国大多数企业都存在着这种现象。  我国财政部明确规定到2010年,全国要有80%以上的基层单位基本实现会计电算化,但在有些地区,会计电算化开展的程度非常低,究其原因,其中一个重要因素是部门单位领导和会计人员对会计电算化工作的重视程度不够。部分领导存在着一种“重硬轻软”的思想,重视对硬件的投资而忽视对软件的投入,甚至有些单位使用盗版财务软件。部门会计人员也认为实行会计电算化是一个形式,以至于有些单位花钱买了软件却没有真正使用。
(二)会计电算化市场秩序不太规范
财务软件产品与其他硬件产品不一样,它存在着服务期限长、服务量大、技术要求高等特点。而目前部分从事财务软件销售和代理的公司往往只重视短期的经济效益,追求销售量的突破,而没有真正在服务和技术上狠下功夫,致使部分软件购买单位软件出了问题无处问,没人管。这极大地挫伤了基层单位会计人员实现电算化的积极性。
(三)会计电算化人才缺乏
1.复合型人才欠缺。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很缺乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致系统崩溃,目前既懂会计又熟悉计算机的人员相当少,这势必会影响我国会计电算化的进程,因此单位一方面要引进人才,另一方面更要重视对现有的会计人员的培训。
2.会计人员的后续教育中缺少会计电算化内容。会计人员的后续教育中,并没有将会计电算化作为一项内容来培训,致使会计人员缺乏再培训和定期考核的机会。
(四)会计电算化工作中安全隐患大
实现会计电算化的单位应坚持每天备份,且要双重备份,并分人保管。但在实际工作中易出现以下几种情况:
1.部分单位不能坚持每天备份,致使机器一旦出故障,部分账务数据丢失。
2.备份的数据没有定期检查,一旦发生问题没有相应补救措施。
3.绝大多数财务软件只支持软盘备份,而软盘存在着容量小、易出故障、成本高等缺陷。
4.计算机维护过程中存在风险。如缺乏必要的防病毒意识和措施,对利用计算机犯罪知之甚少,缺少相应的控制措施。
5.实际操作中存在风险。主要表现在制订的会计电算化管理制度和措施不全,或者有的单位制定了会计电算化管理制度和措施,但由于缺乏有效的监督,导致玩忽职守的现象时有发生。
三、针对会计电算化存在的问题提出以下对策
(一)企业应加强对会计电算化重视程度
首先,企业应该树立“软硬并重”的思想。硬件一次性购买的,投入资金较多。而软件是需要长期投入的资金,软件除了购买价款外,以后每年还有相应的服务付费。所以,企业应该要有相应的资金准备。其次,解决企业对软件可有可无的思想。销售厂商应该加强会计电算化的宣传力度,给企业灌输实现电算化对企业的好处及其长远利益,纠正企业有无软件都无所谓的思想。单位在购买软件时,应从单位整体角度出发,根据企业实际需求来购买软件,真正实现整个单位信息管理的现代化。这样,可以加深企业对电算化软件的重视程度,让企业认识到会计电算化在企业实际的中的作用。事实上,实现会计电算化可以使会计人员从自动的记账、算账、报账的苦海中解脱出来,将更多的时间和精力用于资金管理,资金分析、资金评测中,进一步深化会计职能。
(二)规范电算化售后服务市场秩序
目前,会计软件的市场虽然大,但销售商和代理商只注重软件的销售而忽视了售后服务这一重要环节。售后服务做的不够,就大大影响了广大企业对实施电算化的积极性。所以软件厂商应从以下几个方面做好售后服务工作。首先,软件销售商应及时对软件进行升级;其次,软件销售商在软件销售同时应该对客户进行产品培训,以后还要每周定期对会计人员进行产品方面的培训;最后,软件销售商应及时对客户进行回访,这样既能了解客户的软件使用情况,及时解决客户在使用过程中出现的问题,又能了解客户的需求。所以笔者建议销售商和代理商应提高软件服务人员的技术水平,重视服务质量,时刻关注软件使用者的使用情况,这样才能更好的扩大市场。
(三)提高会计人员的素质  
1.提高会计人员的计算机水平
电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低,会计人员有更多的时间参与企业经营管理,促进会计的工作职能发生转变。从而,引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。实行会计电算化后,除要求有较高的专业知识水平外,掌握计算机基础知识已成为当务之急。由于计算机在会计领域的应用时间还不是很长,一些老会计入门很慢,在上机时经常出现误操作,致使系统数据丢失,严重的导致系统崩溃。为确保系统安全有序运行,充分发挥计算机的潜能,提高会计人员的计算机水平刻不容缓,要制定具体措施,抓出成效,使之成为即精通会计又精通计算机的复合型高素质人才是我们亟待解决的问题。
2.提高财会人员的安全防范意识和职业道德水准
在现代科学技术飞速发展的今天,人的素质显得特别重要。一方面要通过教育,提高财会人员的思想认识,提高安全防范意识和职业道德水准,严格执行各项规章制度;另一方面要加强专业知识的学习和培训,不断提高财会人员的计算机网络和安全防范手段应用水平,在对网上会计信息进行有效过滤的同时,注意保护本企业的会计信息,防止非法访问和恶意攻击。只有这样,才有可能从根本上防范会计信息失真。
(四)加强数据保密性、安全性,严格权限控制
实施会计电算化后就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束,才能充分发挥电算化的优势。
1.加强数据保密性、安全性。数据的保密可以运用硬件加密或是软件狗加密,如专机专用、专室专用。否则经常数据泄漏,会使用户对软件失去信心,也会影响企业的形象和效益,制约电算会计的健康发展。数据在加强保密的同时,它的安全也是不容忽视的 。数据安全性可以通过软件自动在硬盘上另作备份,也可以通过 操作员定期手动备份,将完整有效的数据及时转储。
2.防止会计信息被盗、篡改等现象的发生,建立权限控制制度。在会计电算化相当完备的大型企业,应设置三层密吗:第一层是开机密码,第二层是进入系统密码,第三层是自己权限密码,目的是防止财务机密外泄和蓄意计算机作案。权限要有监控机制除电算化主管外,其他岗位不得直接打开库文件进行操作,不得随意删除数据、源程序和库结构,电算化主管有权监控每个岗位的操作内容,各岗位的密码要定期更换,由电算化主管统一管理。值得一提的是由于出纳人员无权进入系统,建议系统外建立一个数据库由出纳人员管理,有关现金、银行存款的每笔收支出纳确认后输入计算机,每天结出发生额、余额,与系统现金账和库存现金账核对,月末与银行账核对,这样既做到了账实相符,又起到相互都督的作用。
四、结束语
以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。这些问题如若不重视或不及时解决,它将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展;如若重视并及时解决这些问题,它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。
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